4.3.1.11 Probleem

Ieder probleem kan worden benaderd als een systeem.
De eerste stap bestaat uit het bepalen van de (onder)delen, de elementen. Per (onder)deel dient wordt bepaald wat de essentiële kenmerken zijn.
Een auto maakt deel uit van een verkeerssysteem. Een auto is dat systeem een element. Files kunnen worden opgelost door het aantal auto’s (elementen) te minimaliseren en door groepsvervoer te bevorderen.
Een auto op zichzelf is ook een systeem. Een essentieel onderdeel (element) is de motor, niet de asbak. Vervolgens worden de onderdelen samengevoegd en ontstaat een synthese.

Door een probleem te analyseren in onderdelen en vervolgens een synthese te maken wordt de functie van het systeem duidelijk. Een systeem zorgt voor afstemming (coördinatie) van de elementen. Elk element is altijd onderdeel van het totaal.
Ackoff besteedt niet alleen aandacht aan de formele en structurele kanten van een systeem, maar ook aan de informele kant van de organisatie en aan het gedrag van mensen.
Voorbeeld: een topspeler presteert excellent in een bepaald team; spelers vormen de elementen (= analyse), een team is de synthese. Een topspeler (element) opereert niet op voorhand succesvol in een ander team (totale systeem).
De systeembenadering leidt tot inzicht (understanding) in samenhang, synthese en het totaal. Een open systeem kenmerkt zich door wisselwerking met de omgeving.
Oriëntatie op gewenste resultaten is output gericht.
Iedere organisatie kent een doel en bestaat uit elementen. Elk systeem vormt een onderdeel van een meta-systeem.

Ackoff oderscheidt vier soorten systemen:
• Mechanisch
• Organisch
• Sociaal
• Ecologisch

In schema:
Systems and models Parts Whole
Deterministic Not purposeful Not purposeful
Animated Not purposeful Purposeful
Social Purposeful Purposeful
Ecological Purposeful Not purposeful


Ad 1) Mechanische systemen zijn deterministisch. Zij kennen geen doel en vervullen een functie in een geheel. Zij zijn onderworpen aan natuurwetten. Het zijn gesloten systemen zonder wisselwerking met de omgeving.
Een klok is een mechanisch systeem. Een computer is eveneens een voorbeeld van een gesloten systeem. De denkmachine is afhankelijk van de input, bestaande uit gegevens.

In de industriële tijd nemen machines het werk over van mensen. Dankzij machines ontstaat massaproductie. Een machine bestaat uit verschillende onderdelen.
Gebruik wordt gemaakt van universele natuurwetten. Het belangrijkste is het principe van causaliteit: oorzaak leidt tot gevolg.
Omgevingsfactoren spelen geen rol. Mechanische systemen zijn gedecontextualiseerd.
De oriëntatie is gericht op de input: A is deterministische oorzaak van B.
Kenmerkend voor de industriële revolutie is het gebruik van de metafoor van de machine. De organisatie werkt als een machine. Medewerkers zijn radartjes van de machine.
Managementtheorieën zijn gebaseerd op deze metafoor.
Machine denken maakt gebruik van manipulatie van symbolen, bijvoorbeeld door te rekenen met getallen.
Machine-achtige organisaties maken mechanische massaproductie mogelijk. Het lopende band systeem van automobielfabriek Ford is hiervan een sprekend voorbeeld.

Ad 2. Animaal-organische systemen zijn levend en bezield. Het doel van een organisch systeem is overleven. Animaal-organische systemen zijn zelfscheppend (autopoësis). Alle delen zijn gericht op één doel, namelijk overleven.
Het menselijk lichaam kent verschillende animaal-organische subsystemen zoals longen, maag, hart en darmen. De menselijke corpus bestaat uit een hoofd en lichaam. Het hoofd representeert het denken. Uitgangspunt is dualisme, de splitsing tussen hoofd en lichaam en tussen denken en doen.
Het totaal is doelgericht, maar dit geldt niet voor de delen (subsystemen).
Toegepast op organisaties leidt dit tot paternalisme en topdown sturing vanuit eén centraal punt. Voorbeelden zijn militaire organisaties, bureaucratische instellingen en autocratische (familie)bedrijven.

Ad 3. Sociale systemen.
Organische, evolutionaire biologische systemen zijn door Spencer omgezet in sociale systemen.
Sociale systemen zijn bijvoorbeeld corporaties en universiteiten. Zowel de delen als het geheel hebben een doel.
Kenmerken: interacties, interdependentie, gebruik van communicatie en informatie. Nadelen zijn: teveel informatie, veel conflicten
Het systeem bestaat uit doelgerichte actoren (individuen, groepen).
Elke medewerker stelt zijn eigen doel en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn werk.
Computers nemen mentale taken over. De omgeving is complex en dynamisch.
De delen (subsystemen) maken een keuze en lossen zelfstandig hun problemen.
Het klassieke management is onderdeel van het probleem.
Voorbeeld van een sociaal probleem: de keuze om wel of niet een nationaal gezondheidssysteem in te voeren.
Sociale systemen spelen in op vragen vanuit de omgeving met productdifferentiatie en variatie. Dit vereist interne decentralisatie.
In de auto-industrie werd de Fordfabriek, die deterministisch-mechanistisch werd bestuurd, weggeconcurreerd door General Motors, een bedrijf dat functioneerde als sociaal systeem.
In een sociaal systeem bestaat spanning tussen centralisatie en decentralisatie.
Gebruik wordt gemaakt van nieuwe technologie, bijvoorbeeld op het gebied van transport, logistiek en communicatie. Kenmerken: interactie, interdependentie. Meer gebruik van kennis, communicatie en informatie.
Zowel individuen als groepen streven in een sociaal systeem eigen doelen na.
Sociale systemen zijn democratisch.
Het doel van een sociaal systeem is het maximaliseren van de waarde van alle betrokkenen (stakeholders).
Een sociaal systeem is waarden gestuurd. In navolging van Griekse filosofen onderscheidt Ackoff de volgende vier waarden:
1. Waarheid: wetenschap en technologie
2. Overvloed: economische en maatschappelijke functie
3. Goede: ethisch-morele maatschappelijke functie
4. Schoonheid: esthetische functie (Ackoff, 1981: 38-39).
Een organisatie als sociaal systeem vormt een gemeenschap (community).

Een mismatch ontstaat wanneer een sociaal systeem wordt opgevat als een (deterministisch) mechanisch systeem. Gevolg: suboptimale prestaties.
Soms is het zinvol om tijdelijk gebruik te maken van een minder complex organisatiemodel.

Regionale kenniscentra, zoals hogescholen, fungeren als sociale systemen.

Kenmerken sociaal (=systemisch) model:
• dynamische, complexe en onvoorspelbare omgeving
• democratisch
• interne markt: intern doorberekenen van goederen en diensten (hieruit kan blijken dat de interne dienstverlening duurder is dan het benutten van externe marktpartijen)
• multi-dimensionele structuur: netwerk bestaande uit los gekoppelde units
• functie van de units bestaat uit interne output
• output bestaat uit producten of diensten
• samenwerking tussen producenten en consumenten
• interactieve planning
• gebruik van ondersteuning bij het nemen van beslissingen (Decision Support System); bijvoorbeeld in de vorm van goede software
• faciliteren van leren
• monitoren van implementatie
• elk ontwerp (design) wordt opgevat als een benadering (emergent design)
• explicitering van assumpties
• noodzaak om mechanisch-deterministische en animaal-organische modellen te elimineren

Ad 4) Ecologische systemen vormen een combinatie van mechanische, organische en sociale systemen. Problemen in een dergelijke organisatie ontstaan door een mismatch tussen de filosofie/Weltanschauung en het gekozen organisatiemodel.

De klassieke planning gaat uit van een formele procedure en een vastgesteld einddoel.
Deze aanpak werkt niet in een dynamische en complexe omgeving. Interactieve beleidsontwikkeling leidt tot maatregelkennis. Maatregelkennis komt in de plaats van regelmaatkennis.

Ackoff pleit voor terugwaartse planning (planning backward). Door te starten met de eindsituatie wordt nagegaan welke stappen tijdens het proces wenselijk zijn.
Hij geeft het volgende voorbeeld. Een tennistoernooi heeft 64 spelers. De vraag is hoeveel partijen de winnaar moet spelen. Het antwoord is gemakkelijk te geven, door te starten met de laatste wedstrijd, die de winnaar speelt met zijn tegenstander. Het totaal aantal partijen was 64-1 = 63.

Data, informatie, kennis, inzicht en wijsheid
Bij besluitvorming is het van belang om gebruik te maken van data, informatie, kennis en wijsheid. Gegevens en informatie worden verzameld en geselecteerd. Kennis vereist analyseren. Inzicht of wijsheid is een kwestie van interpreteren en afwegingen maken.